Les assemblées générales 2020 à l’épreuve du Covid-19

Publication de deux ordonnances adoptées par le gouvernement français et affectant le droit des sociétés

 

Sur habilitation de la loi d’urgence sanitaire adoptée le 23 mars 2020 (loi n°2020-290) le Gouvernement français a adopté, le 25 mars 2020 :

• Une ordonnance (Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020) « portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales […] en raison de l’épidémie de Covid-19 »
• Une ordonnance (Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020) « portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales […] sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19 ».

En synthèse, la première ordonnance vise à assouplir les conditions de convocation et de délibération des organes de gouvernance et des assemblées des sociétés et autres entités de droit privé en facilitant, notamment, le recours aux modes alternatifs de délibérations tels que la conférence téléphonique, la visioconférence ou la consultation écrite.

L’ordonnance est applicable rétroactivement aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

La seconde ordonnance prévoit notamment l’allongement du délai pour approuver les comptes annuels et établir les documents de gestion prévisionnelle.

Les dispositions relatives aux assemblées d’approbation des comptes sont applicables aux sociétés clôturant les comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020 précitée.

Les dispositions relatives à l’établissement des documents de gestion prévisionnelle sont applicables aux documents relatifs aux comptes ou aux semestres clôturés entre le 30 novembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

 

1. Assouplissement des conditions de convocation et de réunion des assemblées générales

Tenue des assemblées hors la présence des associés ou actionnaires

Sur décision de l’organe compétent pour convoquer ou du représentant légal, les assemblées pourront se tenir sans la présence physique des participants (actionnaires, associés ou toute personne autorisée à participer à l’assemblée). Ce « huis clos » suppose néanmoins que l’assemblée ait été convoquée « en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires ».

Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister.

L’auteur de la convocation fixe donc les modalités selon lesquelles les membres de l’assemblée pourront participer ou voter (par exemple : vote à distance, envoi d’un pouvoir, visioconférence ou recours à des moyens de télécommunication).

Assouplissement des modes alternatifs de délibérations

Corollaire de la possibilité de convoquer une assemblée hors la présence des participants, le recours aux modes alternatifs de délibérations est assoupli.

Le recours aux conférences téléphoniques ou audiovisuelles est étendu à l’ensemble des décisions, y compris aux assemblées générales d’approbation des comptes, à condition que le moyen utilisé permette l’identification de la personne convoquée.

Le recours à la consultation écrite est également étendu à l’ensemble des décisions à l’ordre du jour. L’ordonnance précise néanmoins « lorsque la loi prévoit que les décisions des assemblées peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres ».

Notons que ces modes alternatifs de délibération sont ouverts même en l’absence de clause statutaire les autorisant ou en présence d’une clause statutaire contraire.

Sort des convocations réalisées avant l’entrée en vigueur du nouveau texte

S’agissant des assemblées ayant déjà été convoquées antérieurement à la publication de l’ordonnance, les auteurs des convocations conservent la possibilité de décider de tenir l’assemblée hors la présence des associés et recourir, le cas échéant, aux modes alternatifs de délibérations, sous réserve d’en informer les membres de l’assemblée « par tous moyens permettant d’assurer leur information effective » trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.

La modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.

Par dérogation à ce qui précède, les actionnaires des sociétés cotées devront être informés dès que possible par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale sera assurée par la société, sans préjudice des formalités de convocation restant à effectuer conformément aux textes en vigueur.

Adaptation des règles de convocation et de réunion

Pour les sociétés cotées tenues de convoquer leurs actionnaires par courrier postal, aucune nullité n’est encourue du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société.

Toute communication d’informations et de documents à la demande d’un actionnaire ou associé peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que l’actionnaire ou l’associé indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite.

 

2. Assouplissement des conditions de réunion des organes collégiaux

Comme les assemblées générales, les séances des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent se tenir, y compris pour arrêter les comptes annuels, au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification de leurs membres et garantissant leur participation effective sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.

Les moyens utilisés doivent transmettent au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Comme pour les assemblées générales, les décisions peuvent être adoptées par consultation écrite sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.

 

3. Allongement du délai d’approbation des comptes annuels et d’établissement des documents de gestion prévisionnelle

Prorogation de l’assemblée annuelle d’approbation des comptes

Le délai pour approuver les comptes ou convoquer l’assemblée d’approbation des comptes est prorogé de 3 mois, sauf pour les sociétés dont le commissaire aux comptes, s’il en a été désigné un, a émis son rapport avant le 12 mars 2020.

Cette mesure s’applique aux comptes clos entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

Prorogation du délai d’établissement des documents de gestion prévisionnelle

Le délai imposé aux conseils d’administration, au directoire et aux gérants pour établir les documents de gestion prévisionnelle est prorogé de 2 mois.

Cette mesure s’applique aux comptes ou semestres clôturés entre le 30 novembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

Autres prorogations

L’ordonnance prévoit également diverses prorogations de délais affectant les sociétés à directoire et conseil de surveillance, les sociétés en liquidation ainsi que les entreprises subventionnées par une autorité administrative.